Heinz-Joachim Schmidt, Projektleiter der Nemetschek Bausoftware GmbH
Welche erfolgskritischen Faktoren sind bei der Einführung einer Software zu beachten? Bei dieser Fragestellung muss man sich zunächst einmal darüber klar werden, was überhaupt ‚Erfolg’ bei Software-Einführungsprojekten bedeutet. Diese zunächst lapidar klingende Frage stellt sich bei näherer Betrachtung als durchaus kniffelig heraus. Erfolgreich ist ein Projekt nämlich dann, wenn damit die Projektziele erreicht werden. Nur werden viel zu häufig - wenn nicht gar in den meisten Fällen - vor Anschaffung und Einführung von Software die damit verbunden Ziele nicht konkret - und schon gar nicht messbar - definiert. Wie soll dann festgestellt werden, ob das Einführungsprojekt erfolgreich war? So kann als erster erfolgskritischer Faktor festgehalten werden:
Die Projektziele sind eindeutig zu definieren.
Man könnte es zwar als Selbstverständlichkeit voraussetzen - sicherheitshalber ist als zweiter bedeutender Erfolgsfaktor dennoch festzuhalten:
Es muss eine passende Software ausgewählt werden.
Fehler, die bereits in dieser Phase gemacht wurden, lassen sich in der Regel auch durch bestes Projektmanagement während der Einführung nicht mehr korrigieren. Der Einführungsprozess sollte umgehend abgebrochen werden, wenn sich herausstellt, dass die ausgewählte Software doch in wesentlichen Punkten nicht den Anforderungen entspricht. Sei es, weil die definierten Anforderungen zu ungenau, falsch waren oder der Abdeckungsgrad unzureichend überprüft wurde.
Auch der dritte Faktor entscheidet maßgeblich über Erfolg oder Misserfolg:
Ein adäquates Dienstleistungsbudget ist einzuplanen und zu überwachen.
Häufig werden bei der Kostenbetrachtung zum Kauf von Software der Lizenzpreis und die Kosten für Softwarewartung in den Vordergrund gestellt. Dabei wird oft vergessen, ein realistisches Budget für erforderliche Dienstleistungen einzuplanen. Es versteht sich von selbst, dass Terminplanung und –überwachung, klassische Instrumente des Projektmanagements, gebraucht werden. So lässt sich während der Projektlaufzeit erkennen, ob das Projekt terminlich und kostenseitig jederzeit ‚auf Kurs’ bleibt. Auch Budgetüberschreitungen können vermieden werden.
Auswahl des Projektteams und der Projektleiter:
In vielen Fällen leidet der Softwareprojektmanager eines Anwenderunternehmens unter permanentem Zeitmangel - wenn es diese Funktion im Projekt überhaupt gibt. Häufig wird dazu noch erwartet, dass er diese Arbeiten neben seiner normalen Tätigkeit im Griff behält. Derart geführte Projekte sind selbstredend als ‚gefährdet’ zu bezeichnen. Die Leitung eines solchen Vorhabens ist nicht ‚mit halber Kraft’ zu meistern. Außerdem darf das Projekt keine unnötigen Kapazitäten vom normalen Geschäft abziehen und vor allem soll es möglichst schnell vorankommen. Die Erfahrung und Methodenkompetenz, die ein Projektleiter mitbringen sollte, wird bei wenigsten Unternehmungen in den eigenen Reihen vorgehalten. Es ist deshalb für die Unternehmen sinnvoller, mit einem erfahrenen Projektleiter des Softwareanbieters zusammen zu arbeiten, der das kundenseitige Projektteam effektiv unterstützt. Für die Kommunikation zwischen Projektleiter, -team und Geschäftsleitung des ‚einführenden Unternehmens’ sollten einfache, klare Kommunikationsregeln festgelegt werden. ‚Festlegen’ heißt dabei unbedingt schriftlich und für jeden Beteiligten nachlesbar. Erfolgskritisch zu betrachten ist ebenso die interne Kommunikation des Projekts über das Team hinaus. Denn nichts ist brisanter, als so eine Angelegenheit ‚hinter verschlossenen Türen’ vorzubereiten und die Anwender mit dem ‚rollout’ zu überraschen – um nicht zu sagen zu ‚überrollen’. Möglichst früh im Projektverlauf gilt es daher Verbündete zu schaffen, sie zu motivieren. Widerstände, die es zweifelsfrei auch gibt, gilt es aufzubrechen. Das ist eine der Aufgaben eines sorgfältig zusammen gestellten Projektteams.
„Eine gute Planung ist bereits der halbe Weg zum Erfolg
- eine gute Ausführung die andere Hälfte“. Der fünfte erfolgskritische Faktor lässt sich gut mit dieser Analogie von Bauprojekten zu Softwareprojekten beschreiben. Dass es sich dabei um eine allgemein gültige Projektregel handelt, ist offensichtlich. Trotzdem kann auf ihre Bedeutung nicht eindringlich genug hingewiesen werden. Zu oft zeigt sich in der Praxis, dass Softwareprojekte nicht ausreichend geplant werden und dadurch Improvisationstalent vor planmäßiger Projektabwicklung rangiert. Je nach Projekt wird die Planung sehr unterschiedlich ausfallen. Ein Detailpunkt der vorausschauenden Konzeption ist die Frage nach der
Übernahme von Altdaten aus dem Vorsystem. Eine Standardantwort darauf, ob sie sinnvoll ist oder nicht, gibt es nicht. Genauso wenig lässt sich die Art, der Umfang oder die Methode einer etwaigen Übernahme allgemeingültig beschreiben. Gerade deshalb ist dieser Fragestellung – exemplarisch für viele andere Planungsaufgaben- ausreichend Aufmerksamkeit zu widmen.
Sie erfolgreich ins Projekt einzubinden ist einer der erfolgskritischen Faktoren und häufig Aufgabe der Geschäftsleitung.
Immer wieder heftig diskutiert wird das Thema ‚Standardsoftware, Customizing oder Anpassungen’. Oder anders formuliert: Passt der Anwender seine Geschäftsprozesse den Softwaregegebenheiten an oder wird die Software an den jeweiligen Betrieb angepasst? Erfolgt die etwaige Anpassung durch mehr oder weniger umfangreiche Einstellungen an der Software (Customizing) oder durch kundenspezifische Anpassungsprogrammierung? Die projektspezifisch richtigen Antworten auf diese Fragen machen den siebten wichtigen Erfolgsfaktor aus:
Ein Angemessener Umfang an Customizing oder Anpassungsprogrammierung erhöht die Zufriedenheit und Akzeptanz bei Anwendern enorm. Und Akzeptanz ist einer der wichtigsten Faktoren für erfolgreichen Softwareeinsatz überhaupt.
Denken Sie bitte daran, dass der Softwarekauf nur ein erster Schritt ist. Der zweite ist die Umsetzung – und dafür brauchen Sie motivierte Mitstreiter, die ihr Vorhaben von Anfang bis Ende mittragen.