Die Gleisbauexperten

Bau financials BK-Kunde Willke rail construction sorgt dafür, dass in Deutschland und Dänemark Züge rollen

„Gleisbau ist jedes Mal eine spannende Aufgabe“, schmunzelt Diplom-Kaufmann Niklas Willke. „Schließlich muss es oft sehr schnell gehen, da der Bahnbetrieb natürlich weiterläuft.“ Niklas Willke ist der Sohn des Firmengründers Roger Willke und trägt als kaufmännischer Leiter die Verantwortung für die Gleisbaufirma und die weiteren Tochterfirmen im Willke-Konzern. Um eine perfekte Finanzbuchhaltung im Konzern mit seinen 110 Mitarbeitern zu gewährleisten, hat er am 1. Januar 2006 Bau financials BK eingeführt.
1979 gründete Vater Roger im niedersächsischen Wittorf ein Gleisbau- und Tiefbauunternehmen. Aus dem Zehn-Mann-Betrieb ist längst ein Konzern mit mehreren Verwaltungsgesellschaften, zwei Gleisbaubetrieben und einer eigenen Firma für Personalleasing geworden, der pro Jahr etwa 15 Millionen Euro Umsatz macht. Die Geschäftsführung liegt nach wie von in der Familie: Vater Roger sowie die Söhne Moritz (technische Leitung) und Niklas (kaufmännische Leitung) stehen dem Unternehmen vor. Zur Geschäftsleitung gehört außerdem Torsten Basedow, der als Prokurist schon seit über zehn Jahren dabei ist und, so Niklas Willke, „als kaufmännisch-technisches Bindeglied“ der Familie Willke mit Rat und Tat zur Seite steht.


Abb.1: Die beiden Söhne des Firmengründers Roger Willke führen erfolgreich die Geschäfte: Moritz und Niklas Willke (von links).

Großprojekt in Dänemark
Kerngebiet ist für die Willke GmbH der norddeutsche Raum, über Rahmenverträge mit Tochtergesellschaften der Deutschen Bahn AG arbeitet man aber auch erfolgreich im Raum München/Ingolstadt. Allerdings ist die Deutsche Bahn nicht der einzige Kunde von Willke. Zahlreiche Aufträge führt das Unternehmen auch für die Hamburger Hochbahn, den Hamburger Hafen oder Privatbahnen wie die in Hamburg und Schleswig-Holstein tätige AKN (Altona-Kaltenkirchen-Neumünster) Eisenbahn AG aus. Für die AKN baute man beispielsweise den Bahnhof Quickborn in einem Monat komplett um. „Das lief im Drei- oder Vierschichtenbetrieb mit zwanzig Arbeitern pro Schicht“, erläutert Niklas Willke. „Für ein solches Projekt benötigt man nicht nur ausreichend Personal, sondern auch die entsprechende Logistik.“
Besonders stolz ist der Juniorchef allerdings auf ein Großprojekt in Dänemark, das seine Firma 2008 in einer Arbeitsgemeinschaft mit der Wiebe GmbH durchgeführt hat. Gemeinsam haben die Unternehmen in nur drei Monaten fünf Bahnhöfe und 40 Kilometer Gleise umgebaut. Ein Drittel des 20-Millionen-Euro-Umsatzes stammt von der Willke-Gruppe. „Es ist eines der größten Projekte, die die Willke-Gruppe je durchgeführt hat“, schwärmt Niklas Willke. Die dänische Staatsbahn Banedanmark ist ohnehin ein treuer Kunde von des Konzerns. 2005 wurde daher eine eigene Firma in Dänemark gegründet – die Willke Danmark ApS rail construction. Weitere zukünftige Aktivitäten auf dem skandinavischen Markt schließt der kaufmännische Leiter nicht aus.


Abb.2: In einem Joint Venture bauten Willke Danmark ApS rail construction und die H.F. Wiebe GmbH im Jahr 2008 in nur drei Monaten 40km Gleise und fünf dänische Bahnhöfe um.
(Quelle: Willke Danmark ApS rail construction)

Wegen Konzernstruktur für Bau financials BK entschieden
Die neuen Strukturen (Konzernaufbau, Auslandsgeschäft) machten 2005 die Anschaffung einer neuen Buchhaltungssoftware nötig. Bis dahin hatte die Willke GmbH auf eine kaufmännische Software vertraut, die Niklas Willke als „veraltet“ bezeichnet. In seiner Diplomarbeit hatte sich der junge Geschäftsführer mit Controlling in Gleisbauunternehmen befasst und dabei festgestellt, dass die zu jener Zeit benutzte Software seinen Ansprüchen nicht genügte. Er stellte deshalb einen Fragenkatalog zusammen und ließ mehrere Programme vorführen. Bau financials BK erfüllte die Anforderungen am besten. „Bau financials BK war einfach bedienerfreundlicher als die Konkurrenz.“ Niklas Willke und die beiden Buchhalterinnen des Unternehmens fragten auch bei befreundeten Firmen nach und sahen sich in ihrer Entscheidung bestätigt.
Die logische Benutzeroberfläche und die schnelle Datenverarbeitung hält Willke für die wesentlichen Stärken von Bau financials BK. Schließlich seien die Daten jederzeit erreichbar – in der alten Software habe man erst in der Kostenrechnung arbeiten können, nachdem man die Daten aus der Finanzbuchhaltung übertragen hatte. „Bau financials BK hingegen ist kein statisches Programm und „erlaubt zahlreiche Vereinfachungen. Das beginnt beim Rechnungseingangsbuch: Die Rechnung wird erfasst, mit Deckblatt versehen und durch das Haus gegeben. Nichts kann verloren gehen und man sieht genau, was gebucht ist und was nicht.“
Niklas Willke arbeitet selbst mit Bau financials BK im Bereich Kostenrechnung und freut sich: „In der Kostenrechnung habe ich viele Möglichkeiten. Controlling klappte früher nur eingeschränkt. Wir haben wenig aus dem Programm und viel mit eigenen Excel-Tabellen erledigt.“ Mit der Nemetschek-Software könne er hingegen schnell Ausdrucke, etwa Kennzahlenblätter, erstellen, auf denen sofort zu sehen ist, welche Geräte ausgelastet sind.
Ende 2007 hat die Willke GmbH mit Bau financials BK erstmals einen Konzernabschluss gemacht. Dazu benutzte Niklas Willke den „Erweiterten Jahresabschluss“, also den Konzernmandanten, der die Einzelabschlüsse verarbeitet. Willke: „Der Konzernabschluss wurde früher von unserem Wirtschaftsprüfer in Handarbeit erstellt. Das ist nun nicht mehr nötig. Außerdem können wir so einfach Unternehmenskennzahlen auswerten. Für uns bedeutet das Kosten- und Zeitersparnis.“


Abb.3: Arbeiter der Willke GmbH verlegen neue Gleise. (Quelle: Willke GmbH rail construction)

Hohe Anforderungen an den Baulohn
Für den kaufmännischen Leiter ist auch wichtig, dass man im Konzern jetzt das Personal direkt über Bau financials BK – über das Rechnungsausgangsbuch können die Rechnungen erstellt, ausgedruckt und verbucht werden – an die Firmen weiterberechnen kann. Die Rechnung muss dann nur noch im Rechnungseingangsbuch des anderen Mandanten eingetragen und verbucht werden. Eine zusätzliche Bearbeitung mit Word oder Excel ist nicht nötig.
Ein Grund für die Einführung von Bau financials BK war übrigens auch das Baulohnmodul. Als Gleisbauer, so Niklas Willke, benutze die Willke GmbH viele Lohnarten, beispielsweise Wochenendzuschläge, Feiertagszuschläge oder Nachtzuschläge. Da müsse man einfach ein zuverlässiges Programm haben, das weiß, wann welche Zahlung nötig sei. Weiterhin müsse der Baulohn die Arbeitszeitkonten berücksichtigen und leicht bedienbar sein – Anforderungen, die das Bau financials Entgeltprogramm locker erfüllt. Überhaupt, so Niklas Willke, gehöre die leichte Bedienbarkeit zu den großen Stärken von Bau financials – neben der schnellen Datenverarbeitung und den individuellen Gestaltungsmöglichkeiten.